Regulamin wydarzenia - Opole Meets AI

I. Postanowienia ogólne

Organizatorem wydarzenia „Opole Meets AI” (dalej: Wydarzenie) jest Park Naukowo-Technologiczny w Opolu sp. z o.o. (ul. Technologiczna 2, 45-839 Opole) oraz OSEC sp. z o.o. (ul. Zeusa 41, 01-497 Warszawa), zwani łącznie Organizatorami.
Wydarzenie odbędzie się w dniu 16 września 2025 roku w Itaka Arena w Opolu. Jest to konferencja połączona z warsztatami, skierowana do osób zainteresowanych tematyką sztucznej inteligencji. Udział w Wydarzeniu jest bezpłatny.
Rejestracja uczestnictwa odbywa się poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Wydarzenia pod adresem opolemeets.ai. Wysłanie zgłoszenia jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.
Wydarzenie jest imprezą zamkniętą i nie ma charakteru imprezy masowej
w rozumieniu Ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 616) – nie wymaga zatem zezwolenia zgodnie z ustawą.
Regulamin określa zasady uczestnictwa w Wydarzeniu, korzystania z Serwisu internetowego oraz realizacji wszelkich świadczeń związanych z Konferencją.

II. Definicje

Wydarzenie – Konferencja „Opole Meets AI” wraz z warsztatami, odbywająca się w dniu 16 września 2025 r. w Itaka Arena w Opolu, organizowana przez Organizatorów.
Organizatorzy – Park Naukowo-Technologiczny w Opolu sp. z o.o. z siedzibą w Opolu (dalej „PNT Opole”) oraz OSEC sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (dalej „OSEC”). Organizatorzy wspólnie odpowiadają za przygotowanie i przebieg Wydarzenia.
Serwis internetowy (Serwis) – oficjalna strona internetowa Wydarzenia dostępna pod adresem opolemeets.ai, za pośrednictwem której odbywa się rejestracja Uczestników oraz publikowane są informacje organizacyjne.
Uczestnik – osoba fizyczna, która ukończyła rejestrację w Serwisie i której udział w Wydarzeniu został potwierdzony przez Organizatorów. Uczestnikiem może być każda osoba zainteresowana tematyką sztucznej inteligencji, o ile w czasie trwania Wydarzenia przebywa na jego terenie.
Regulamin – niniejszy regulamin uczestnictwa w Wydarzeniu „Opole Meets AI”.

III. Warunki korzystania z Serwisu internetowego Wydarzenia

Serwis służy wyłącznie do rejestracji Uczestników oraz do udostępniania informacji o Wydarzeniu. Użytkownik Serwisu zobowiązany jest podawać prawdziwe i aktualne dane osobowe podczas rejestracji. Podanie nieprawdziwych lub niepełnych danych może skutkować odmową potwierdzenia udziału w Wydarzeniu.
Rejestracja na Wydarzenie następuje poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego w Serwisie i wysłanie go. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne błędy techniczne lub przerwy w działaniu Serwisu, które mogą uniemożliwić lub opóźnić proces rejestracji.
Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do czasowego przerwania lub ograniczenia dostępu do Serwisu ze względów technicznych (np. konserwacja, aktualizacja oprogramowania). O konieczności wyłączenia lub ograniczenia Serwisu, jeżeli będzie to możliwe, Organizatorzy poinformują z wyprzedzeniem.
Treści publikowane na Serwisie (np. opisy, grafiki, logotypy) są własnością Organizatorów lub zostały umieszczone za ich zgodą. Kopiowanie lub rozpowszechnianie treści Serwisu w celach komercyjnych bez pisemnej zgody Organizatorów jest zabronione.

IV. Warunki uczestnictwa

Uczestnictwo w Wydarzeniu jest dobrowolne i bezpłatne. Warunkiem uczestnictwa jest uprzednie zarejestrowanie się w Serwisie oraz akceptacja Regulaminu. Organizatorzy nie pobierają żadnych opłat wpisowych ani innych opłat za udział
w konferencji i warsztatach.
Rejestracja zostaje potwierdzona przez Organizatorów drogą elektroniczną (wiadomością e-mail) po weryfikacji zgłoszenia. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odmowy potwierdzenia udziału w Wydarzeniu, w szczególności z uwagi na wyczerpanie planowanej ilości uczestników. Ostateczne przyjęcie Uczestnika na Wydarzenie następuje w momencie otrzymania przez niego potwierdzenia rejestracji.
Uczestnik może zrezygnować z udziału w Wydarzeniu, informując o tym Organizatorów drogą elektroniczną nie później niż na 3 dni przed datą wydarzenia. Rezygnacja po upływie tego terminu nie zwalnia od udziału, jednak Organizatorzy nie wymagają obecności.
Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odwołania Wydarzenia lub zmiany jego programu, w tym terminu, miejsca, prelegentów, z ważnych przyczyn. O odwołaniu lub istotnych zmianach Organizatorzy poinformują zarejestrowanych Uczestników
e-mailem lub poprzez Serwis internetowy. W przypadku odwołania Wydarzenia Organizatorzy niezwłocznie poinformują Uczestników, przy czym uczestnikom nie przysługują z tego tytułu jakiekolwiek roszczenia odszkodowawcze.
Uczestnicy pokrywają we własnym zakresie wszelkie koszty związane z dojazdem, transportem, zakwaterowaniem, wyżywieniem oraz inne wydatki poniesione w związku z udziałem w Wydarzeniu, a organizator świadczeń tych nie zapewnia i nie jest zobowiązany do ponoszenia lub pokrycia jakichkolwiek kosztów z tego tytułu.
Organizatorzy nie gwarantują przydziału miejsc w każdej sesji, warsztacie czy prelekcji – o kolejności udziału mogą decydować ustalone limity miejsc lub kolejność zgłoszeń lub przybycia. Udział w poszczególnych blokach Wydarzenia odbywa się do wyczerpania dostępnych miejsc.

V. Wizerunek i dokumentacja Wydarzenia

Wydarzenie będzie dokumentowane poprzez fotografię i nagrania video, audio lub audio – video. Organizatorzy informują, że wszelkie materiały multimedialne (zdjęcia, filmy) rejestrowane podczas Wydarzenia mogą zawierać wizerunek Uczestników.
Uczestnik, poprzez wysłanie formularza rejestracyjnego, wyraża zgodę na bezpłatne utrwalanie swojego wizerunku podczas Wydarzenia (na zdjęciach i nagraniach wideo) oraz na dowolne wykorzystanie tych materiałów przez Organizatorów w celach informacyjnych, promocyjnych i marketingowych związanych z Wydarzeniem
i działalnością Organizatorów. Zgoda obejmuje publikację utrwalonego wizerunku
w Internecie (strona Wydarzenia, media społecznościowe Organizatorów)
oraz w materiałach drukowanych i multimedialnych promujących wydarzenie lub wydarzenia przyszłe.
Uczestnik zrzeka się prawa do wynagrodzenia z tytułu utrwalania i wykorzystania wizerunku oraz nienaruszania swoich dóbr osobistych w sposób wykraczający poza zgodę wyrażoną w Regulaminie.
Uczestnik nie wyrażający zgody na utrwalenie i publikację swojego wizerunku powinien poinformować o tym Organizatorów przed rozpoczęciem Wydarzenia.
W miarę możliwości Organizatorzy dołożą starań, aby ukryć wizerunek takiej osoby
w publikowanych materiałach, jednak nie gwarantują całkowitego wyłączenia.

VI. Zasady bezpieczeństwa i odpowiedzialności

Uczestnicy uczestniczą w Wydarzeniu z własnej woli i z uwagi na charakter Wydarzenia, na własną odpowiedzialność.
Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania zasad bezpieczeństwa obowiązujących na terenie Itaka Arena w tym obowiązujących tam Regulaminów oraz zaleceń organizatorów i służb porządkowych (np. ochrony, straży pożarnej).
W szczególności należy stosować się do sygnalizacji ewakuacyjnej, nie blokować dróg ewakuacyjnych, nie pozostawiać bagażu bez nadzoru oraz nie wnosić do obiektu substancji zabronionych (wybuchowych, łatwopalnych, alkoholowych itp.).
Uczestnicy powinni zachować ostrożność i dbać o własne bezpieczeństwo – Organizatorzy nie zapewniają stałej opieki medycznej, choć na miejscu mogą być dostępne podstawowe służby (np. ratownictwo medyczne).
Zaleca się, aby osoby o obniżonej sprawności ruchowej lub ze specjalnymi potrzebami zdrowotnymi poinformowały o tym Organizatorów w celu zapewnienia odpowiedniej pomocy.
Osoby niepełnoletnie mogą uczestniczyć w Wydarzeniu wyłącznie pod opieką pełnoletniego opiekuna. Uczestnik zgłaszając się na Wydarzenie oświadcza, że jest pełnoletni lub – w przypadku osób niepełnoletnich – posiada zgodę rodzica/opiekuna prawnego na udział. Organizatorzy nie zapewniają opieki nad osobami niepełnoletnimi.
Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy osobiste Uczestników pozostawione bez nadzoru w miejscu Wydarzenia. W przypadku zagubienia, kradzieży lub zniszczenia rzeczy osobistych Organizatorzy nie wypłacają odszkodowań. Uczestnicy są zobowiązani do sprawowania osobistej pieczy nad swoim mieniem.
Organizatorzy nie odpowiadają za szkody na osobie lub mieniu Uczestników wynikłe z przyczyn niezależnych od Organizatorów (np. niedbalstwo Uczestnika) lub wyrządzone przez osoby trzecie, w tym innych uczestników Wydarzenia lub służby publiczne. Odpowiedzialność Organizatorów względem Uczestników ograniczona jest do odpowiedzialności cywilnej dopuszczalnej przepisami prawa.
Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez siebie, w tym wynikłe z naruszenia postanowień niniejszego Regulaminu lub obowiązujących przepisów porządkowych obiektu, wobec Organizatorów lub osób trzecich, w tym innych uczestników wydarzenia.
Organizatorzy zastrzegają sobie prawo wykluczenia z udziału w Wydarzeniu osób, które naruszają przepisy Regulaminu, porządku obiektu w tym obowiązujących na jego terenie Regulaminów lub są agresywne oraz zagrażają bezpieczeństwu innych uczestników lub naruszają zasady współżycia społecznego. W powyższym przypadku uczestnikowi nie przysługują z tego tytułu jakiekolwiek roszczenia wobec Organizatorów.

VII. Reklamacje

Uczestnik ma prawo zgłosić reklamację związaną z przebiegiem Wydarzenia, jeśli uważa, że Organizatorzy naruszyli postanowienia Regulaminu lub przepisy prawa. Reklamację należy zgłosić w formie pisemnej – można ją wysłać listem poleconym na adres siedziby Organizatorów (Park Naukowo-Technologiczny w Opolu sp. z o.o., ul. Technologiczna 2, 45-839 Opole lub OSEC sp. z o.o., ul. Zeusa 41, 01-497 Warszawa) albo przesłać pocztą elektroniczną na adres e-mail: biuro@pnt.opole.pl (z dopiskiem „Reklamacja – Opole Meets AI”) lub osec@osec.pl. Reklamacja powinna zawierać dane Uczestnika (imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu) oraz dokładny opis i żądanie reklamacyjne.
Reklamacje mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 14 dni od daty zakończenia Wydarzenia. Organizatorzy nie będą rozpatrywać reklamacji nadesłanych po tym terminie.
Organizatorzy rozpatrzą reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i poinformują Uczestnika o decyzji pisemnie lub e-mailowo. Jeżeli reklamacja okaże się zasadna, Organizatorzy usuną stwierdzone uchybienia lub zaproponują inne rozwiązanie sytuacji. Uczestnik zostanie poinformowany o sposobie i terminie realizacji żądania reklamacyjnego.

W przypadku wątpliwości co do rozpatrzenia reklamacji Uczestnik może zwrócić się o pomoc do odpowiedniego organu nadzorczego lub skierować sprawę na drogę postępowania sądowego.

VIII. Przetwarzanie danych osobowych (RODO)

Klauzula informacyjna dla uczestnika wydarzenia
Zgodnie z art.13 ust.1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 (RODO), informujemy, iż:
Administratorem danych osobowych jest Park Naukowo – Technologiczny w Opolu Sp. z o.o., ul. Technologiczna 2, 45-839 Opole, NIP: 7543069732, REGON: 161506358.
W sprawie udzielania informacji dotyczących Pani/Pana danych osobowych prosimy kontaktować się z inspektorem ochrony danych na skrzynkę mailową: iod@pnt.opole.pl.
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celach:
- wzięcia udziału w wydarzeniu- w oparciu o przesłankę z art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
- prowadzenia działań marketingowych takich jak newsletter, wysyłanie informacji o usługach i produktach oferowanych przez Administratora na podstawie wcześniej udzielonej, dobrowolnej zgody– art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
- przetwarzania wizerunku – na podstawie wyrażonej zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 lit a RODO
- dochodzenia i obrony przed roszczeniami – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO.
Pani/Pana dane osobowe będą przekazywane dostawcom oprogramowania, hostingodawcy skrzynki e-mail, hostingodawcy strony internetowej, firmom zajmującym się prowadzeniem strony internetowej i działań marketingowych.
Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich.
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane:
– celu wzięcia udziału w wydarzeniu przez okres 14 dni od daty odbywania się wydarzenia,
– w celu marketingu do odwołania wyrażonej zgody,
– w celu przetwarzania wizerunku do czasu odwołania zgody,
– w celu dochodzenia i obrony przed roszczeniami – do czasu przedawnienia roszczeń.
Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, przenoszenia, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, wyrażenia sprzeciwu oraz odwołania wyrażonej zgody w dowolnym czasie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest dobrowolne. Niepodanie danych uniemożliwi wzięcie udziału w konferencji.
Ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.
Pani/Pana dane nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Uczestnik wyraża również zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną podstawowych informacji organizacyjnych związanych z Wydarzeniem (newsletter Wydarzenia). Wyrażenie zgody marketingowej (na informacje o przyszłych wydarzeniach organizowanych przez Organizatorów) jest dobrowolne i nie stanowi warunku udziału. Uczestnik może w każdej chwili cofnąć taką zgodę, kontaktując się z Organizatorem.
Dane osobowe Uczestników będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w tym przez okres rozliczenia i archiwizacji dokumentów związanych z Wydarzeniem (zwyczajowo do 5 lat, a także dłużej w razie konieczności przedłużonego przechowywania zgodnie z przepisami prawa, np. ordynacji podatkowej czy rachunkowości). Po zrealizowaniu celów oraz upływie okresów przechowywania Organizatorzy usuną dane lub uniemożliwią ich dalsze wykorzystanie.
Dane osobowe uczestników nie będą przekazywane podmiotom trzecim, z wyjątkiem podmiotów wspomagających Organizatorów w realizacji Wydarzenia (np. obsługa informatyczna Serwisu, podwykonawcy techniczni), które przetwarzają je jedynie na podstawie zawartych umów o powierzenie danych i wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania zadań. Uczestnikowi przysługuje prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, usunięcia (zgłoszenia żądania „bycia zapomnianym”), przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Uczestnik może także w dowolnym momencie cofnąć zgodę na przetwarzanie danych (o ile przetwarzanie odbywało się na podstawie zgody), bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonany wcześniej.
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy prawa.
Organizatorzy przetwarzają dane w sposób zabezpieczony przed dostępem osób nieupoważnionych. Wszyscy pracownicy Organizatorów mający dostęp do danych zostali zobowiązani do zachowania ich poufności.

IX. Postanowienia końcowe

Regulamin został opracowany przez Organizatorów „Opole Meets AI” i stanowi integralną część relacji prawnej między Uczestnikami a Organizatorem. Uczestnik, uczestnicząc w Wydarzeniu, potwierdza, że zapoznał się z jego treścią i zobowiązuje się do jego przestrzegania.

Niniejszy Regulamin jest udostępniony Uczestnikom poprzez jego publikację na stronie internetowej Wydarzenia (opolemeets.ai) przed rozpoczęciem rejestracji i przez cały czas trwania Wydarzenia oraz na trwałym nośniku za pośrednictwem wiadomości e-mail przy potwierdzeniu rejestracji. Regulamin obowiązuje od chwili jego pierwszego udostępnienia i pozostaje w mocy do zakończenia Wydarzenia, z zastrzeżeniem sytuacji, gdy zmieniony Regulamin zostanie ponownie opublikowany przed Wydarzeniem.

Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. Zmiany będą publikowane na stronie internetowej Wydarzenia oraz – jeśli możliwe – przekazywane bezpośrednio zarejestrowanym Uczestnikom (np. e-mailem) przed rozpoczęciem Wydarzenia. Dalej obowiązuje postanowienie § 4 pkt 4 o ich nieodwoływalności po rozpoczęciu Wydarzenia.

W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy polskiego prawa, w szczególności Kodeksu cywilnego. W razie sporu pomiędzy stronami co do treści Regulaminu decyduje wersja aktualnie zamieszczona
w Serwisie internetowym.

Wszelkie oświadczenia Uczestników dotyczące Wydarzenia mogą być przekazywane Organizatorom drogą elektroniczną lub pisemną na powyższe adresy korespondencyjne.