Regulamin wydarzenia – opolemeets.ai

I. Postanowienia ogólne

Organizatorami wydarzenia „Opole Meets AI” (dalej: „Wydarzenie”) są Park Naukowo-Technologiczny w Opolu sp. z o.o., ul. Technologiczna 2, 45-839 Opole, oraz OSEC sp. z o.o., ul. Zeusa 41, 01-497 Warszawa, zwani łącznie „Organizatorami”.
Wydarzenie jest konferencją połączoną z warsztatami, skierowaną do osób zainteresowanych tematyką sztucznej inteligencji. Termin, miejsce i szczegółowy program Wydarzenia są publikowane w Serwisie. Udział w Wydarzeniu jest bezpłatny.
Rejestracja uczestnictwa odbywa się poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego w Serwisie pod adresem opolemeets.ai. Wysłanie zgłoszenia jest równoznaczne z potwierdzeniem zapoznania się z Regulaminem i jego akceptacją.
Wydarzenie jest imprezą zamkniętą i nie ma charakteru imprezy masowej w rozumieniu ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych.
Regulamin określa zasady uczestnictwa w Wydarzeniu, korzystania z Serwisu oraz realizacji świadczeń związanych z Wydarzeniem.

II. Definicje

Wydarzenie – konferencja „Opole Meets AI” wraz z warsztatami, organizowana przez Organizatorów w terminie i miejscu wskazanych w Serwisie.
Organizatorzy – Park Naukowo-Technologiczny w Opolu sp. z o.o. z siedzibą w Opolu (dalej: „PNT Opole”) oraz OSEC sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (dalej: „OSEC”), wspólnie odpowiadający za przygotowanie i przebieg Wydarzenia.
Serwis – oficjalna strona internetowa Wydarzenia dostępna pod adresem opolemeets.ai, za pośrednictwem której odbywa się rejestracja Uczestników oraz publikowane są informacje organizacyjne.
Uczestnik – osoba fizyczna, która dokonała rejestracji i której udział w Wydarzeniu został potwierdzony przez Organizatorów. Formularz rejestracyjny w Serwisie jest przeznaczony dla osób, które ukończyły 18. rok życia. Udział osoby niepełnoletniej jest możliwy wyłącznie po uprzednim bezpośrednim kontakcie z Organizatorami, uzyskaniu ich zgody i spełnieniu wskazanych przez nich wymagań formalnych.
Regulamin – niniejszy regulamin uczestnictwa w Wydarzeniu „Opole Meets AI”.

III. Warunki korzystania z Serwisu internetowego Wydarzenia

. Serwis służy do rejestracji Uczestników oraz udostępniania informacji o Wydarzeniu. Użytkownik Serwisu jest zobowiązany podawać prawdziwe, kompletne i aktualne dane. Podanie danych nieprawdziwych lub niepełnych może skutkować odmową potwierdzenia udziału.
Rejestracja na Wydarzenie następuje poprzez prawidłowe wypełnienie i wysłanie formularza zgłoszeniowego. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za błędy techniczne lub przerwy w działaniu Serwisu wynikające z przyczyn od nich niezależnych, które mogą uniemożliwić lub opóźnić rejestrację.
Organizatorzy mogą czasowo przerwać lub ograniczyć dostęp do Serwisu ze względów technicznych, w szczególności w związku z konserwacją lub aktualizacją. Jeżeli będzie to możliwe, informacja o planowanym ograniczeniu zostanie opublikowana w Serwisie.
Treści publikowane w Serwisie, w tym opisy, grafiki i logotypy, są własnością Organizatorów albo są wykorzystywane za zgodą uprawnionych podmiotów. Kopiowanie lub rozpowszechnianie treści Serwisu w celach komercyjnych bez uprzedniej pisemnej zgody uprawnionego podmiotu jest zabronione.

IV. Warunki uczestnictwa

1. . Uczestnictwo w Wydarzeniu jest dobrowolne i bezpłatne. Warunkiem uczestnictwa jest uprzednia rejestracja, akceptacja Regulaminu oraz otrzymanie potwierdzenia udziału od Organizatorów.
2. Samodzielna rejestracja za pośrednictwem formularza w Serwisie jest dostępna wyłącznie dla osób, które ukończyły 18. rok życia. Dokonując rejestracji, osoba zgłaszająca oświadcza, że jest pełnoletnia.
3. Zgłoszenie osoby niepełnoletniej może zostać przyjęte wyłącznie po wcześniejszym bezpośrednim kontakcie z Organizatorami i uzyskaniu ich zgody. Organizatorzy mogą wymagać zgody rodzica lub opiekuna prawnego, przekazania właściwej klauzuli informacyjnej oraz spełnienia innych wymagań formalnych wskazanych w toku indywidualnych ustaleń.
4. Rejestracja jest potwierdzana drogą elektroniczną po weryfikacji zgłoszenia. Organizatorzy mogą odmówić potwierdzenia udziału, w szczególności z powodu wyczerpania limitu miejsc, niespełnienia wymagań formalnych albo podania nieprawdziwych lub niepełnych danych. Ostateczne przyjęcie na Wydarzenie następuje z chwilą otrzymania potwierdzenia rejestracji.
5. Uczestnik może zrezygnować z udziału, informując Organizatorów drogą elektroniczną, w miarę możliwości nie później niż na 3 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia.
6. Organizatorzy mogą odwołać Wydarzenie albo zmienić jego program, termin, miejsce lub prelegentów z ważnych przyczyn. O odwołaniu lub istotnych zmianach Organizatorzy poinformują Uczestników za pośrednictwem poczty elektronicznej lub Serwisu. W zakresie dopuszczalnym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa Uczestnikom nie przysługują z tego tytułu roszczenia odszkodowawcze.
7. Uczestnicy pokrywają we własnym zakresie koszty dojazdu, transportu, zakwaterowania, wyżywienia oraz inne wydatki związane z udziałem w Wydarzeniu, chyba że Organizatorzy wyraźnie poinformują o zapewnieniu określonego świadczenia.
8. Organizatorzy nie gwarantują udziału w każdej sesji, prelekcji lub warsztacie. O udziale mogą decydować limity miejsc, kolejność zgłoszeń albo kolejność przybycia.

V. Wizerunek i dokumentacja Wydarzenia

Wydarzenie może być dokumentowane w formie fotografii oraz nagrań audio i audiowizualnych. Materiały rejestrowane podczas Wydarzenia mogą zawierać wizerunek Uczestników.
Dane osobowe w postaci wizerunku Uczestników obecnych na zdjęciach grupowych, zdjęciach tła oraz ujęciach przedstawiających przebieg Wydarzenia jako całość są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, to jest prawnie uzasadnionego interesu administratorów, w związku z art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Celem przetwarzania jest dokumentowanie przebiegu Wydarzenia, jego relacjonowanie oraz promocja Wydarzenia i kolejnych edycji, w szczególności w Serwisie, na stronach internetowych Organizatorów, w profilach wydarzenia i Organizatorów w mediach społecznościowych oraz w materiałach promocyjnych. Uczestnikowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec tego przetwarzania. Sprzeciw, w tym prośbę o usunięcie lub rozmycie wizerunku na konkretnym materiale, można zgłosić na adres iod@pnt.opole.pl lub gdpr@osec.pl.
Pełna informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych, w tym wizerunku Uczestników, znajduje się w rozdziale VIII Regulaminu.
Uczestnik, który nie chce, aby jego wizerunek został utrwalony lub opublikowany, powinien poinformować o tym Organizatorów przed rozpoczęciem Wydarzenia. W miarę możliwości Organizatorzy podejmą działania służące ograniczeniu publikacji materiałów zawierających wizerunek takiej osoby, z uwzględnieniem zasad dotyczących wizerunku stanowiącego jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz lub publiczna impreza.

VI. Zasady bezpieczeństwa i odpowiedzialności

Uczestnik bierze udział w Wydarzeniu dobrowolnie i jest zobowiązany zachować należytą ostrożność.
Uczestnik jest zobowiązany przestrzegać zasad bezpieczeństwa, regulaminów obowiązujących na terenie obiektu oraz poleceń Organizatorów, administratora obiektu i służb porządkowych. W szczególności należy stosować się do oznaczeń i komunikatów ewakuacyjnych, nie blokować dróg ewakuacyjnych, nie pozostawiać bagażu bez nadzoru oraz nie wnosić przedmiotów lub substancji zabronionych.
Organizatorzy nie zapewniają stałej opieki medycznej, chyba że co innego wynika z informacji organizacyjnych dotyczących Wydarzenia.
Osoby ze szczególnymi potrzebami mogą skontaktować się z Organizatorami przed Wydarzeniem w celu uzgodnienia możliwego zakresu wsparcia.
Osoby niepełnoletnie mogą uczestniczyć w Wydarzeniu wyłącznie po wcześniejszym bezpośrednim uzgodnieniu udziału z Organizatorami, uzyskaniu ich zgody i spełnieniu wskazanych wymagań formalnych. Organizatorzy nie zapewniają opieki nad osobami niepełnoletnimi, chyba że indywidualne ustalenia stanowią inaczej.
Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy osobiste pozostawione bez nadzoru. Uczestnicy są zobowiązani do sprawowania pieczy nad swoim mieniem.
W zakresie dopuszczalnym przez prawo Organizatorzy nie odpowiadają za szkody wynikające z przyczyn od nich niezależnych, z działania lub zaniechania Uczestnika ani z działania osób trzecich. Postanowienie to nie wyłącza odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
Uczestnik ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez siebie Organizatorom, administratorowi obiektu lub osobom trzecim, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Organizatorzy mogą odmówić wstępu albo wykluczyć z udziału osobę naruszającą Regulamin lub regulamin obiektu, niestosującą się do poleceń służb porządkowych, zachowującą się agresywnie, zagrażającą bezpieczeństwu innych osób lub naruszającą zasady współżycia społecznego.

VII. Reklamacje

1. Uczestnik może zgłosić reklamację związaną z organizacją lub przebiegiem Wydarzenia. Reklamację można przesłać listownie na adres jednego z Organizatorów albo elektronicznie na adres biuro@pnt.opole.pl z dopiskiem „Reklamacja – Opole Meets AI” lub na adres osec@osec.pl.
2. Reklamacja powinna zawierać dane umożliwiające identyfikację Uczestnika i udzielenie odpowiedzi, w szczególności imię i nazwisko oraz adres korespondencyjny lub adres e-mail, a także opis okoliczności i żądanie reklamacyjne.
3. Reklamację należy zgłosić nie później niż w terminie 14 dni od zakończenia Wydarzenia.
4. Organizatorzy rozpatrzą reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i przekażą odpowiedź pisemnie albo pocztą elektroniczną, zależnie od sposobu zgłoszenia lub danych kontaktowych wskazanych przez Uczestnika.
5. Skorzystanie z procedury reklamacyjnej nie ogranicza prawa Uczestnika do dochodzenia roszczeń na zasadach określonych przepisami prawa.

VIII. Przetwarzanie danych osobowych (RODO)

Klauzula informacyjna dla uczestników wydarzenia „Opole Meets AI”
1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informuje się, że współadministratorami danych osobowych są Park Naukowo-Technologiczny w Opolu sp. z o.o., ul. Technologiczna 2, 45-839 Opole, NIP: 7543069732, REGON: 161506358, oraz OSEC sp. z o.o., ul. Zeusa 41, 01-497 Warszawa.
2. W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z PNT Opole pod adresem iod@pnt.opole.pl oraz z OSEC pod adresem gdpr@osec.pl.
3. Dane osobowe Uczestników będą przetwarzane w celu organizacji i obsługi Wydarzenia, w tym rejestracji, potwierdzenia udziału i przekazywania informacji organizacyjnych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, to jest w celu wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.
4. Jeżeli Uczestnik bierze udział w modułach Wydarzenia organizowanych w ramach projektu „PNT eXperience – Rozbudowa Parku Naukowo-Technologicznego w Opolu w zakresie przestrzeni centrum przetwarzania danych i utworzenia platformy chmurowej”, administratorem danych w zakresie tego projektu jest PNT Opole, a dodatkową podstawę przetwarzania może stanowić art. 6 ust. 1 lit. c RODO, to jest obowiązek prawny związany z realizacją projektu.
5. Wizerunek Uczestników utrwalony na zdjęciach grupowych, zdjęciach tła i materiałach audiowizualnych dokumentujących przebieg Wydarzenia, gdy stanowi szczegół całości, jest przetwarzany w celu dokumentowania, relacjonowania i promocji Wydarzenia oraz kolejnych edycji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem współadministratorów jest dokumentowanie przebiegu Wydarzenia, informowanie o nim oraz promowanie Wydarzenia i jego kolejnych edycji w Serwisie, na stronach internetowych Organizatorów, w mediach społecznościowych i w materiałach promocyjnych.
6. W przypadku przetwarzania wizerunku lub innych danych na podstawie odrębnie udzielonej zgody podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
7. Dane mogą być przetwarzane w celu wysyłki newslettera poświęconego Wydarzeniu, jeżeli Uczestnik udzielił stosownej zgody, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
8. Jeżeli Uczestnik wyrazi odrębną zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych od PNT Opole lub OSEC, dane mogą być wykorzystywane w tym celu przez danego Organizatora jako odrębnego administratora, zgodnie z informacją przekazaną przy odbieraniu zgody. Zgody marketingowe są dobrowolne i nie stanowią warunku udziału w Wydarzeniu.
9. Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia i obrony przed roszczeniami, a także rozpatrywania zgłoszeń i reklamacji związanych z Wydarzeniem, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
10. Dane dotyczące udzielonych zgód marketingowych mogą być przetwarzane w celu ich pozyskiwania, rejestrowania, dokumentowania i wykazania zgodności działań marketingowych z prawem, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
11. Odbiorcami danych mogą być dostawcy oprogramowania, usług informatycznych i hostingowych, operatorzy poczty elektronicznej, podmioty obsługujące Serwis i działania marketingowe, podwykonawcy techniczni oraz operatorzy portali społecznościowych, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych zadań lub wynikającym z zasad działania tych portali.
12. W związku z publikowaniem materiałów zawierających wizerunek na profilach w mediach społecznościowych, takich jak Facebook, Instagram, LinkedIn i YouTube, dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Operatorzy tych serwisów mogą dokonywać transferów na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych albo innych mechanizmów przewidzianych prawem.
13. Dane przetwarzane w celu udziału w Wydarzeniu będą przechowywane przez okres realizacji Wydarzenia oraz przez 14 dni od jego zakończenia, z zastrzeżeniem danych, których dalsze przechowywanie jest niezbędne do realizacji innych celów wskazanych w niniejszej klauzuli.
14. Dane uczestników modułów realizowanych w ramach projektu „PNT eXperience – Rozbudowa Parku Naukowo-Technologicznego w Opolu w zakresie przestrzeni centrum przetwarzania danych i utworzenia platformy chmurowej” mogą być przechowywane przez okres 5 lat od zakończenia projektu, to jest do końca 2033 r.
15. Dane przetwarzane w celu wysyłki newslettera lub w innym celu opartym na zgodzie będą przetwarzane do czasu wycofania zgody. Dane dotyczące wizerunku przetwarzanego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu będą przetwarzane do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu, chyba że istnieją nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania.
16. Dane związane z dochodzeniem i obroną przed roszczeniami oraz rozpatrywaniem reklamacji będą przechowywane do czasu upływu właściwych okresów przedawnienia. Dane służące wykazaniu zgodności działań marketingowych z przepisami prawa mogą być przechowywane nie dłużej niż przez 6 lat po wycofaniu zgody.
17. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje, w zakresie wynikającym z RODO, prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz wycofania zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
18. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz podanie danych wymaganych w celu rejestracji jest niezbędne do udziału w Wydarzeniu. Brak zgody marketingowej nie wpływa na możliwość uczestnictwa.
19. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy prawa.
20. Dane nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywoływałoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływało na osobę, której dane dotyczą.
21. Samodzielna rejestracja w Serwisie jest przeznaczona dla osób pełnoletnich. Dane osoby niepełnoletniej mogą zostać przyjęte wyłącznie w ramach indywidualnej procedury uzgodnionej bezpośrednio z Organizatorami. W takim przypadku Organizatorzy przekażą odpowiednią informację o przetwarzaniu danych oraz mogą wymagać zgody i danych rodzica lub opiekuna prawnego w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia i udziału osoby niepełnoletniej.

IX. Postanowienia końcowe

Regulamin stanowi integralną część zasad udziału w Wydarzeniu. Uczestnik, dokonując rejestracji i uczestnicząc w Wydarzeniu, potwierdza zapoznanie się z Regulaminem i zobowiązuje się do jego przestrzegania.
Regulamin jest udostępniany w Serwisie przed rozpoczęciem rejestracji i przez czas trwania Wydarzenia. Może być również przekazany Uczestnikowi wraz z potwierdzeniem rejestracji na trwałym nośniku.
Organizatorzy mogą zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności z powodu zmiany programu, warunków organizacyjnych, wymogów bezpieczeństwa albo przepisów prawa. Zmieniony Regulamin zostanie opublikowany w Serwisie, a zarejestrowani Uczestnicy zostaną, w miarę możliwości, poinformowani o istotnych zmianach pocztą elektroniczną przed rozpoczęciem Wydarzenia.
Zmiany Regulaminu nie naruszają praw nabytych Uczestników i nie mają wpływu na roszczenia powstałe przed wejściem zmian w życie.
W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.
Oświadczenia i zgłoszenia dotyczące Wydarzenia mogą być przekazywane Organizatorom drogą elektroniczną lub pisemnie na adresy wskazane w Regulaminie.
Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania w Serwisie.